Création d'une structure

La création d'une nouvelle structure peut être réalisée de deux manières dans Odeliane. La première se fait via la liste des structures. La deuxième manière se fait via la fiche d'une structure déjà existante.

Création depuis la liste des structures

Il est possible d'ajouter une nouvelle structure en accédant au bouton "Ajouter une structure" depuis la page de la liste des structures du menu "Structures" (disponible depuis la barre latérale de gauche).

Ce formulaire est dédié aux informations administratives de la structure. Il est composé des champs suivants :

• Nom : nom de la structure, ce champ est obligatoire pour la création d'une structure,
• Identifiant interne : identifiant interne de la structure dans les référentiels internes du client (hors Odeliane),
• Type de structure : type de la structure, ce champ correspond à une liste déroulante des types de structures disponibles dans l'outil Odeliane (paramétrable par les administrateurs),
• Langues : langues parlées par la structure, ce champ correspond à une liste déroulante des langues disponibles dans l'outil Odeliane,
• Email : adresse email de la structure,
• Adresse : adresse de la structure,
• Description : description de la structure, au format texte libre,
• Commentaires : commentaires sur la structure, au format texte libre.

Fonctionnement du formulaire adresse

Deux modes sont disponibles pour renseigner l'adresse :

• Une localisation automatique via recherche de l'adresse par l'API BAN
• Une localisation manuelle via l'activation de l'option 'Ajouter manuellement une adresse'

Pour la localisation automatique, il suffit de taper l'adresse de l'exploitation dans le champ et de sélectionner l'entrée correspondante proposée par le formulaire. Si la localisation qui en retourne n'est pas assez précise, veuillez utiliser la localisation manuelle.

Pour la localisation manuelle, après avoir cliqué sur 'Ajouter manuellement une adresse', un nouveau formulaire s'affiche, permettant à l'utilisateur de renseigner les éléments suivants :

• Rue : nom de voie de l'adresse postale
• Numéro : numéro de voie de l'adresse postale
• Commune : nom de la commune de l'adresse postale
• Lieu-dit : si nécessaire, lieu-dit de l'adresse postale
• Code postal
• Pays

Pour localiser manuellement l'adresse sur la carte, il faut ouvrir le formulaire spécifique en cliquant sur 'Ouvrir la carte'. Un deuxième formulaire s'ouvre permettant de localiser manuellement l'adresse sur une carte.

Une fois la localisation de l'adresse réalisée/modifiée, cliquez sur 'Sauvegarder' pour enregistrer la localisation et la lier au formulaire de création de structure.

Création depuis une fiche structure existante

La création d'une nouvelle structure peut également se faire depuis la fiche d'une structure déjà existante. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton symbolisé par trois points situé en haut à droite de la fiche de la structure. Au clic, un menu apparaît, proposant plusieurs options. Parmi celles-ci, il est possible de sélectionner « Ajouter une structure ». Un formulaire de création de structure apparaît alors.

Le formulaire est identique à celui de la création d'une structure depuis la liste des structures. Les informations à renseigner sont identiques.

Modification d'une structure

La modification d'une structure se fait directement via la fiche structure que l'on souhaite modifier. Chaque fiche structure peut être modifiée selon trois catégories d'informations : les informations descriptives, les informations de zonages et les informations de contacts. Pour modifier une des trois catégories d'informations il est nécessaire de cliquer sur le bouton "Modifier" à droite du titre de chaque catégorie. Le bouton est symbolisé par un crayon.

Modification des informations descriptives

Le formulaire de modification des informations descriptives est identique à celui de la création d'une structure. Les informations à renseigner sont les mêmes.

Modification des informations de zonages

Cette catégorie d'informations permet de renseigner le territoire d'intervention géographique de la structure. Le formulaire est constitué d'une liste comprenant les zonages déjà attribués à la structure. Il est possible d'ajouter un zonage en cliquant sur le sélecteur "Ajouter un zonage", permettant d'afficher une liste déroulante des zonages disponibles dans l'outil Odeliane.

Remarques

L'ajout d'un ou plusieurs zonages à une structure permet de définir les territoires d'intervention de la structure. Ces zonages sont utilisés dans le cadre du rôle Gestionnaire de plans d'actions pour limiter la visualisation des éléments de la base de données en fonction de leur localisation. Pour plus d'informations veuillez vous référer à la documentation liée aux rôles utilisateurs.

Modification des informations de contacts

Cette catégorie d'informations permet de renseigner les employés de la structure. Le formulaire est constitué d'une liste comprenant les contacts déjà attribués à la structure ainsi qu'un sélecteur permettant d'ajouter un contact disponible dans l'outil Odeliane. Pour chaque contact ajouté dans la liste, il est possible de renseigner une fonction dans la structure via un sélecteur déroulant ainsi qu'indiquer si le contact est le contact favori de la structure via une icône en forme d'étoile.

Remarques

Il est possible d'ajouter de nouvelles fonctions dans la liste déroulante des fonctions via le menu Administration de l'outil Odeliane.