Création d'un envoi

Lorsqu’un document, un rapport, une fiche technique, une invitation, … est transmis (main propre, mail, courrier postal etc.), le dépôt peut être renseigné via l’ajout d’un nouvel envoi. Cette action va être réalisé via le menu « + Ajouter des envois » disponible, via : • Communication > Tout > Ajouter des envois • Communication > Envois > Ajouter des envois • Exploitations > Choix de l’exploitation concernée > Description > Ajouter des envois Lorsque l’on clique sur « + Ajouter des envois », une fenêtre apparait permettant de remplir l’ensemble des critères relatifs à cet envoi.

Formulaire d'ajout d'un envoi

Dans le cadre de l’encodage d’un envoi, il est obligatoire de mentionner la date de l’envoi, son auteur et le type de document envoyé. Comme pour les échanges, la date par défaut est la date du jour de l’encodage. Il est possible de choisir une date antérieure à celle-ci. Il est également possible de renseigner un autre auteur pour l’envoi. Enfin, pour certains documents tels qu’un rapport de visite, il peut être nécessaire de renseigner une référence interne. Celle-ci peut être encodée dans la case prévue à cet effet. Aucun format particulier n’est imposé par l’outil. Le format de cette référence interne est à l’appréciation des utilisateurs.

Un champ « Commentaire » permet de d’apporter des détails concernant le document envoyé. Enfin, il est indispensable de renseigner le(s) destinataire(s), à savoir le ou les contacts, exploitations ou structures. Pour ces menus, il est possible de sélectionner un ou plusieurs choix. Par contre, dans le cas où une exploitation ou une structure est sélectionnée, il n’est pas possible de renseigner un contact. La sélection simultanée d’une exploitation et d’une structure est possible.

Une fois l’ensemble des champs remplis, le bouton « Sauvegarder » permet d’enregistrer l’envoi réalisé.

Création de plusieurs envois simultanés

Il est possible d’enregistrer plusieurs envois via un seul formulaire. Pour ce faire, il sera nécessaire de cliquer sur « + Ajouter un autre envoi ». Cette opération peut être réalisée à plusieurs reprises jusqu’à obtenir le nombre de formulaires souhaité.

Un second formulaire apparait en dessous du premier. Celui-ci suit exactement les même règle que pour la création simple d'un envoi.

Il est possible de dupliquer sur les deux (ou plusieurs) formulaires certains champs. Pour ce faire, il faut cliquer sur le ou les champs via le menu en haut du premier formulaire. Les champs qu’il est possible de rendre identique sont les suivants : • La date • Le type de document envoyé • L’auteur • Les destinataires,

Une fois le choix des champs réalisé, il n’est plus possible de les modifier sur le second formulaire. Si un changement doit être réalisé, celui-ci devra être fait sur le premier formulaire (celui situé en haut de la fenêtre). Lorsqu’un champ est figé pour deux formulaires, l’ajout d’un formulaire supplémentaire prend les mêmes règles que les deux premiers, si un champ a été rendu identique. Il est donc nécessaire de « Sauvegarder » et de créer un nouvel envoi dans le cas où certains champs devraient être modifiés lors d’un troisième envoi. Si le choix du champ à rendre identique n’était pas correct, il est tout à fait possible de le modifier ou de le décocher avant de sauvegarder le formulaire.

Enfin, dans le cas où un formulaire aurait été ajouté en trop par erreur, il devra être supprimé via le bouton dédié avant de sauvegarder les différents envois. Dans le cas où il ne serait pas complété, il ne sera pas possible de sauvegarder l’ensemble des envois complétés via le formulaire multiple.